Het is weer bijna 1 juli. Dat betekent dat opgebouwde maar niet genoten wettelijke vakantiedagen van werknemers komen te vervallen. Wanneer is er sprake van verval van vakantiedagen? En wanneer behoudt de werknemer wel zijn vakantiedagen? Dat leggen wij hieronder uit.
Verval wettelijke vakantiedagen per 1 juli
Elk jaar bouwt een werknemer vakantiedagen op. Vakantiedagen worden opgebouwd zolang een werknemer recht heeft op loon, dus ook als hij bijvoorbeeld ziek is en loon doorbetaald krijgt. Per jaar heeft een werknemer recht op minimaal vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week vakantie. Dit betekent dat als een werknemer fulltime werkt, hij recht heeft op 20 vakantiedagen per jaar. Deze vakantiedagen worden de wettelijke vakantiedagen genoemd. Als een werknemer in de loop van het jaar in dienst komt, wordt de opbouw van de wettelijke vakantiedagen pro rata berekend.
De opgebouwde wettelijke vakantiedagen vervallen in principe zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dit houdt in dat de wettelijke vakantiedagen die in 2021 zijn opgebouwd en niet zijn opgenomen op 1 juli 2022 komen te vervallen. Het is alleen mogelijk om hier schriftelijk en in het voordeel van de werknemer van af te wijken. Er zijn ook omstandigheden waarin – ondanks dat niet schriftelijk is afgeweken van de vervaltermijn – de wettelijke vakantiedagen toch niet vervallen per 1 juli het volgende jaar. Het is goed om je van deze omstandigheden bewust te zijn, zowel als werkgever als werknemer.
Schending informatieplicht werkgever over vervallen wettelijke vakantiedagen
Op Europees niveau is bepaald dat een werkgever een vergaande inspanningsverplichting heeft ten aanzien van het informeren van de werknemers over het vervallen van de wettelijke vakantiedagen. Wat houdt de informatieplicht omtrent het vervallen van wettelijke vakantiedagen in?
Een werkgever moet de werknemers de mogelijkheid bieden om de wettelijke vakantiedagen op te nemen. Als gevolg hiervan moet een werkgever de werknemers tijdig informeren dat de werknemers de niet opgenomen wettelijke vakantiedagen zullen verliezen. Met ‘tijdig’ wordt bedoeld dat de werknemer ook daadwerkelijk de mogelijkheid krijgt om vakantie op te nemen. Als een werknemer nog 15 wettelijke vakantiedagen open heeft staan die per 1 juli 2022 vervallen en een werkgever informeert hem daar over op 20 juni 2022, is dit dus niet tijdig want kan hij deze vakantiedagen niet meer voor 1 juli 2022 opnemen. De vakantiedagen van de werknemer komen dan niet te vervallen. Een werknemer kan zich hier op beroepen.
De wettelijke vakantiedagen vervallen dus ook niet als een werkgever de werknemers niet informeert over het vervallen van de wettelijke vakantiedagen. Of als de werknemer überhaupt geen idee heeft van het vervallen van de wettelijke vakantiedagen. Hierbij is van belang dat het aan de werkgever is om te bewijzen dat hij de werknemer tijdig heeft geïnformeerd. Zelfs als verwacht kan worden van een werknemer dat hij bekend is met de regeling van het verval van de wettelijke vakantiedagen is het dus aan te raden voor werkgevers om de werknemers jaarlijks schriftelijk te informeren om te kunnen aantonen dat aan de inspanningsverplichting is voldaan. Mogelijk hebben werknemers die uit dienst treden een loonclaim ter hoogte van de waarde van de onterecht vervallen wettelijke vakantiedagen als deze onterecht als vervallen zijn aangemerkt.
Andere omstandigheden waaronder de wettelijke vakantiedagen niet vervallen
Als van de werknemer redelijkerwijs niet kan worden verwacht dat hij de wettelijke vakantiedagen opneemt, vervallen deze ook niet per 1 juli van het daaropvolgende jaar. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan arbeidsongeschiktheid, drukte op het werk, etc. Bij arbeidsongeschiktheid geldt overigens dat als een zieke werknemer re-integreert, hij ook in staat is vakantiedagen op te nemen en de vakantiedagen dus wel kunnen vervallen. Pas als een zieke werknemer niet re-integreert op het moment dat de vervaltermijn verloopt, geldt dat hij redelijkerwijs niet in staat is geweest om de vakantiedagen op te nemen.
Bovenwettelijke vakantiedagen
Het is ook mogelijk om werknemers boven op de wettelijke vakantiedagen nog extra vakantiedagen toe te kennen. Dit wordt bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt geen vervaltermijn. De bovenwettelijke vakantiedagen verjaren in principe na vijf jaar. De vijf jaar begint te lopen na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd, dus bovenwettelijke vakantiedagen die in 2021 zijn opgebouwd vervallen in principe op 31 december 2026. Bovendien kan een werknemer er ook voor kiezen de bovenwettelijke vakantiedagen (eerder) te laten uitbetalen. Wat is de waarde van een vakantiedag? Klik hier voor het artikel dat wij hier eerder over schreven.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt de verstrekkende informatieplicht voor werkgevers zoals hierboven beschreven overigens niet.
Conclusie
Wij raden werkgevers aan om hun werknemers elk jaar tijdig en schriftelijk te informeren over het verval van de wettelijke vakantiedagen. Een makkelijk moment daarvoor is aan het begin van ieder kalenderjaar. Voor werknemers geldt dat wij aanraden goed na te gaan of jouw wettelijke vakantiedagen ook daadwerkelijk komen te vervallen. Dit is alleen het geval als je hierover geïnformeerd bent en ook nog in staat bent gesteld om deze vakantiedagen op te nemen!
