Indien een werknemer vroegtijdig vertrekt na een opleiding op kosten van de werkgever, wenst de werkgever de studiekosten vaak op de werknemer te verhalen. Mag een werkgever dat doen? Het antwoord op deze vraag is sinds de inwerkingtreding van de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden op 1 augustus 2022 afhankelijk van een aantal factoren. In dit artikel zetten we de ins en outs van het studiekostenbeding overzichtelijk op een rij.
Verrekenen studiekosten: de basis
Werkgevers kunnen niet altijd een beroep doen op een studiekostenbeding. Artikel 7:611a BW bepaalt namelijk dat scholing die op grond van de wet of een cao verplicht is om de functie uit te oefenen, kosteloos moet zijn voor de werknemer. Een terugbetalingsverplichting voor dergelijke scholing is dan ook nietig. Daarbij geldt de tijd die aan deze scholing wordt besteed als arbeidstijd. Alleen voor werknemers die het minimumloon verdienen moet de tijd besteed aan de studie ook beloond worden.
Als voorbeelden van verplichte scholing worden onder andere cursussen in het kader van verbetertrajecten of opleidingen om met nieuwe systemen te kunnen werken genoemd. Ook wanneer de werkgever zelf in de arbeidsovereenkomst een opleiding verplicht stelt, kan deze onder deze categorie vallen. In zulke gevallen mogen gemaakte studiekosten niet worden verhaald of verrekend bij vertrek van de werknemer.
Beroepskwalificaties
Er bestaat een belangrijke uitzondering. Scholing ter verkrijging, instandhouding of hernieuwing van een beroepskwalificatie valt niet onder het verbod van artikel 7:611a BW. Voor deze categorie mogen dus wél afspraken worden gemaakt over terugbetaling bij voortijdige uitdiensttreding. Daarbij geldt echter wel dat er geen wettelijke/cao-verplichting mag bestaan om deze scholing aan te bieden. Als die verplichting wel in een wet of cao is neergelegd, is het beding alsnog nietig en mogen de kosten dus niet verrekend worden. Dit wordt in de rechtspraak en literatuur ook wel ‘de uitzondering op de uitzondering’ genoemd.
Of een opleiding kwalificeert als scholing ter verkrijging, instandhouding of hernieuwing van een beroepskwalificatie blijkt vaak uit lijsten die zijn opgenomen in bijvoorbeeld de Regeling vaststelling lijst gereglementeerde beroepen. Toch zijn deze lijsten niet altijd doorslaggevend. Rechters kijken naar alle omstandigheden van het geval waarbij inhoud van de opleiding en de context waarin de opleiding wordt gevolgd belangrijke factoren zijn. Ook de functie waarvoor de scholing is gevolgd speelt een belangrijke rol.
Wat blijkt uit de rechtspraak?
In een oude uitspraak (Muller/Van Opzeeland) uit 1983 heeft de Hoge Raad voorwaarden geformuleerd voor een rechtsgeldig studiekostenbeding. Een beding is in beginsel geldig als:
- de werkgever gedurende een redelijke periode profiteert van de opgedane kennis,
- de terugbetalingsverplichting evenredig afneemt naarmate de arbeidsovereenkomst langer voortduurt (glijdende schaal) en,
- de werknemer vooraf schriftelijk en duidelijk is geïnformeerd over de (financiële) consequenties.
Sindsdien toetsen rechters streng aan deze vereisten. Zo werd in meerdere recente uitspraken het studiekostenbeding ongeldig verklaard omdat de afspraken te vaag of onvoldoende gespecificeerd waren.
Startkwalificatie of verplichte scholing?
Een belangrijk onderscheid in de praktijk is dat tussen startkwalificaties en scholing die pas tijdens de arbeidsovereenkomst verplicht blijkt. Onder startkwalificaties vallen opleidingen die al bij aanvang van het dienstverband vereist zijn. Hiervoor mag een studiekostenbeding worden overeengekomen, mits wordt voldaan aan bovengenoemde eisen. Ten aanzien van scholing die pas tijdens de duur van het dienstverband verplicht blijkt te zijn geldt het verbod van artikel 7:611a BW, zodat de studiekosten niet verrekend mogen worden.
Praktische tips voor werkgevers
- Check de aard van de scholing: is deze verplicht op grond van de wet of toepasselijke cao? Dan mag geen verrekening plaatsvinden.
- Wees transparant en specifiek: leg schriftelijk en vooraf vast welke opleiding het betreft, wat de kosten zijn en hoe het terugbetalingsschema eruitziet.
- Gebruik een glijdende schaal: laat de terugbetalingsverplichting afnemen naarmate het dienstverband vordert.
- Voorkom schending minimumloon: bij verrekening mag het nettoloon niet onder het wettelijk minimum uitkomen.
Conclusie
Studiekosten terugvorderen bij het einde van de arbeidsovereenkomst is mogelijk, maar niet altijd. Verplichte scholing in de zin van artikel 7:611a BW moet altijd kosteloos zijn voor de werknemer, tenzij het gaat opleidingen ten behoeve van het verkrijgen, behouden of vernieuwen van een beroepskwalificatie. Als een dergelijk studiekostenbeding goed is vastgelegd bestaat ruimte voor verrekening van de studiekosten. Voor werkgevers loont het dus om studiekostenbedingen zorgvuldig en transparant op te stellen, zodat daar bij een (onverwacht) vertrek niet alsnog discussie over ontstaat.
Mochten er toch onduidelijkheden of discussies ontstaan, schroom dan niet om contact op te nemen met Workx.
